たったこれだけ!?説明が相手に伝わりやすい方法

 

こんにちは、あっきー(@hitokara_akkie)です。

10年以上コールセンターで勤務し、いかに相手にわかりやすい説明をするかについて常に考えてきました。

特に一言では終わらないような、ちょっと説明が必要な情報を相手にわかりやすく伝えるためのテクニックをお伝えします。

 

3つに分けて伝える

例えばあなたが、スマートフォンを使ったことがないご年配の方に電話のかけ方を説明するとしましょう。

その時、次のように説明するとどうでしょうか?

 

まず、電源を入れます。電源ボタンはスマホの右上にある小さい突起の部分ですよ。

次に、ホーム画面を表示させて、電話機のマークを押して、電話帳をタップしてください。

あ、ホーム画面っていうのはよく使うアプリが並んでいる元の画面のことですよ、

それから、タップっていうのは指で画面の特定の場所を押すことですからね!

そうすると、電話帳に登録されている人の一覧が出てくるので、電話を掛けたいひとをスクロールして探して、タップします。

あ、スクロールっていうのは、指で画面をなぞって画面を移動させることですからね、

そのあとに、電話をかけるボタンをタップすると・・・

 

いつ終わるのその話!!!

 

ってなりますよね?

 

このように出口の見えない話は、ストレスでしかありません

話を聞いている人は、「どこが重要なポイントなんだろ?」「結論はなんだろう」「結局、難しいのか簡単なのかわからない」と思ってしまいます。

これを解決するために、まずは説明の初めにこう言います。

 

スマホで電話をかける方法はたったの3ステップです。

1.まずは電源を入れます。

2.電話帳でかけたい人を探します。

3.電話機マークを押せば相手につながります。

それぞれについて、補足して説明していきますね!

 

「なんだ、当たり前じゃん。誰だってわかるよそんなの。」

 

と思った方もいると思いますが、意外と自分の思った順番で思いついたまま話をする人って多いんです。

特に、自分が需要だと思って先伝えておきたいことを熱量たっぷりに話す人、多いんです。

これって、自分は話し終わってスッキリするのですが、相手はポカーンとするのがオチ。

「で、それってどういうことなの?」ってなります。

 

松竹梅好きな日本人

先ほどのように、何か説明が必要なことを相手に伝える際、3つに絞るには理由があります。

それは、相手の頭の中が整理されて、情報を明確に受け取れる準備ができるから

例えば、東京都内グルメを食べつくす!1日はとバスツアーに参加したとしましょう。

1日に朝9時に東京駅を出発して、何の説明もないまま色んな店を巡っては食べ、巡っては食べ・・・を繰り返すとどうでしょうか?

「え、今日何件回るの!?あとどれくらい食事が出てくるの?もうおなか限界なんだけど。。。。」

「でも料金を払ってるから元も取りたいし・・・。」

となりますよね?

でも、

「あらかじめ今日は3か所をめぐります。」

「1件目は江戸前寿司、2件目はすき焼き、3件目はデザートのパンケーキです。」

と言われたらどうでしょうか?

あらかじめお腹の具合と相談して、食べる量を調整しますよね?

終わりが見えているので、ストレスもありません。

 

日本人は3つにわけることが大好きです。

3つに分けていること

  • お寿司やうな重のメニュー:松竹梅
  • サイズ:S・M・L(大・中・小)
  • ランク:上・中・下
  • 日:昨日・今日・明日
  • 信号機:赤・青・黄
  • 形:〇・△・□
  • メダル:金・銀・銅(これは世界でも共通でしたね)

 

3つくらいが頭を整理するのにちょうどよいのです。

4つ5つとなってくると、途端に「多っ!!!」って感じます。

 

まとめ

何か説明が必要な事柄(ちょっと話が長くなりそうなとき)は、3つに分解し、初めにそれを伝える。

そのあとに砕いて補足説明をする。

これだけでグッと相手に伝わりやすい話し方になりますよ。

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